6 lépés az idő jobb kezeléséhez: Interjú Russell Bishop-szal

Ma örömömre szolgál, hogy megkérdezem Russell Bishop-ot, aki jelenleg a Huffington Post főmunkatársa és a Bishop & Bishop tanácsadó és coaching cég alapítója. Russell számos cikket ír a választás és tudatosság hatalmáról, és két könyve van fejlesztés alatt. A személyes és a szervezet átalakításának szakértője, Russell a világ 34 országában vezetõ csapatokat, vállalkozókat és vezérigazgatókat edzett. Előadásokat tartott az UCLA, a Texasi Egyetem és a Washington Egyetem vezetői MBA programjainál. Russell oktatási pszichológiai diplomát szerzett a Kaliforniai Egyetemen, és jelenleg a kaliforniai Santa Barbarában lakik.

Örülök, hogy férjem, Eric nem hallgatta meg a beszélgetésünket, mert Eric hónapok óta utánam jár, hogy válogassa az e-mailjeimet, és törölje azokat, amelyekre nincs szükségem. Egy ponton Russell megkérdezte, hány üzenet van az e-mail postaládámban. Nem találtam a számot. Végül most kezdtem összeadni az összes e-mailt az öt számlámról, és elmondtam neki, hogy ez a szám 70 000 körül van.

Hangosan felnevetett.

"Mit?" Azt kérdeztem: "Ez sok?"

Mindenesetre nagy szükségem van némi időgazdálkodási és szervezési edzésre, és mindig is élveztem Russell hozzászólásait a The Huffington Post-on. Tehát itt van, hogy megosszam veletek néhány szervezeti tippjét!

Therese: „A multitasking jó neked?” Című bejegyzésedben elmagyarázza a különbséget a többfeladatos és a többcélúak között. Előbbi félfeladathoz vezet, ami nem ajánlott. Hogyan kerülhetjük el a félfeladatokat?

Russell: Azt hiszem, az első dolog, amit tennünk kell, hogy összpontosítsunk a célunkra és az értékünkre. Az emberek többségét elvonja a figyelmük, ami éppen előttük van. E-mailt kapnak, ezért elolvassák. Aztán valamihez nyúlnak, és találnak egy jegyzetet, amelyet elfelejtettek követni, és így tovább. Látják azt a dolgot, ami éppen előttük van. És meg is teszik, sok gondolkodás nélkül.

Therese: Tehát azt akarja mondani, hogy alkalmaznunk kell az időgazdálkodás négykvadránsos rendszerét, amelyet Stephen Covey „A nagy sikerű emberek hét szokása” című könyvében bemutat a sürgős és a fontos megkülönböztetéséről?

Russell: Pontosan. Ez egy klasszikus formula - sürgős vagy fontos -, amely segít az embernek valamire megfelelő figyelmet fordítani - annak értékének felmérésére -, hogy a nem sürgős ügyek ne váljanak sürgőssé. Mert az a fő fogás, amit az ügyfeleimtől hallok, az az, hogy állandóan tűzvészeket harcolnak. Mondom nekik: "Ne legyetek vállalati gyújtogatók."

Therese: Jól hangzik, de hogyan csinálod ezt?

Russell: Úgy, hogy egy kicsit jobban működik, mint a tűzoltóság. Megengedhetik maguknak, hogy azok a srácok lemerültek legyenek a gumiabroncsok vagy mechanikus problémák legyenek a teherautóval? Nem. Az élet attól függ, hogy gond nélkül megjelennek. Tehát minden szükséges óvintézkedést megtesznek felkészülésük érdekében. Karbantartják a teherautót. Végzik a megfelelő képzést.

Therese: Veled vagyok, de ez hogyan változik jobban az idő kezelésével?

Russell: Szerintem ahhoz, hogy ne oltsa el a tüzet a személyes és a szakmai életében, meg kell: 1. Készítsen tervet, 2. Vegyen részt és 3. Végezze el. Minden feladathoz értéket rendel, és eldönti a végrehajtás módját, hogy az elmaradatlan ne égjen és ne okozzon hatalmas problémát.

Therese: Oké, szóval, ha kapsz egy e-mailt, vagy ha valaki megkér téged valamire, akkor hogyan hajtod végre ezt a tűzoltósági tervet?

Russell: Hat kérdésem van, amelyeket felteszek magamnak az információk feldolgozása érdekében.

1. Mi ez? Ez egy információ? Van valami, amit tennem kell?
2. Milyen intézkedésre van szükség? Mennyi ideig tart ez? Ha kevesebb, mint két perc, akkor most megtehetem?
3. (Ha két percnél hosszabb időre van szükség) Milyen érték jelenik meg, ha ezt megteszem? Mi a hatása?
4. Megéri csinálni? Milyen következményekkel jár, ha ezt teszem, vagy ha nem teszem meg?
5. Ez az én felelősségem, vagy másért? Ki felelős ennek kezeléséért?
6. Van-e határideje? Meg kell tenni egy bizonyos napon? És ha nem az én felelősségem, utána kell járnom?

Therese: Mit mondana, mi a legnagyobb hiba, amit időnk kezelésében követünk el?

Russell: Azt hiszem, mindig meg kell győződnünk arról, hogy amit csinálunk, az értelmes célhoz van kötve, és ily módon minden feladathoz személyes integritást rendelünk.