A munkahelyi e-mail kontraproduktív lehet a vezetők számára

Egy új tanulmány azt sugallja, hogy az e-mail inkább csak gondot jelent, mint előny a menedzserek számára, kivéve, ha az e-mail „jól kezelhető”.

Valójában a Michigani Állami Egyetem kutatói azt javasolják a menedzsereknek, hogy javítsák teljesítményüket azáltal, hogy ritkábban ellenőrzik e-mailjeiket.

A nyomozók kifejtik, hogy az e-mail forgalommal való lépéstartás magas követelményeket támaszt a vezetőkkel szemben, ami megakadályozza őket abban, hogy elérjék céljaikat és ne legyenek jó vezetők.

A kutatás, amelyet Russell Johnson menedzsment professzor vezetett és Journal of Applied Psychology, az elsők között vizsgálja, hogy az e-mailek figyelemelterelői hogyan befolyásolják a hatást, hogyan hatnak ezek hatékonyságára és vezetői szerepükre.

A kutatók felfedezték, hogy az alkalmazottak több mint 90 percet töltenek minden nap - vagy hetente 7-1 / 2 órát -, hogy felépüljenek az e-mail megszakításaiból. A menedzserek - mondta Johnson - nem különböznek egymástól, és zavaró tényezőiknek további hatásai vannak.

"A legtöbb eszközhöz hasonlóan az e-mail is hasznos, de túlzott vagy nem megfelelő használat esetén zavaróvá, sőt károsítóvá válhat" - mondta Johnson.

"Amikor a vezetők próbálnak kilábalni az e-mail megszakításokból, nem teljesítik céljaikat, elhanyagolják a vezető felelősségét, és beosztottaik nem rendelkeznek a vezetéshez szükséges magatartással, amelyre szükségük van."

A kutatók elmagyarázzák, hogy a menedzsereknek más igényeik vannak, mint más alkalmazottakra nézve, és amikor túlterheltnek és nem produktívnak érzik magukat az e-mailes igények miatt, akkor a vezető viselkedésének korlátozásával és a taktikai feladatokra fordításával reagálnak.

Ez a cselekvés, Johnson szerint, stratégiai és szándékos, hogy produktívabbnak érezzék magukat. "Érdekes módon azt tapasztaltuk, hogy a menedzserek inkább a" vezetői magatartást "csökkentették, mintsem a" struktúrájú viselkedés "kezdeményezését" - mondta Johnson.

„Az előbbi magatartások a beosztottak motiválására és inspirálására vonatkoznak, optimistán beszélnek a jövőről vagy elmagyarázzák, miért fontosak a munkafeladatok; az utóbbiak konkrétabbak és feladat-orientáltabbak, például a munka céljainak kitűzésével, a feladatok kijelölésével vagy a visszajelzésekkel. ”

Tehát nem csak a menedzserek nem irányítják - hanem a kisebb feladatokra is összpontosítanak, hogy produktívnak érezzék magukat.

Annak tesztelésére, hogy az e-mail igények hogyan akadályozzák a vezetőket, Johnson és munkatársai két héten keresztül napi két alkalommal készítettek felméréseket egy csoporttól.

A vezetők beszámoltak az e-mailek gyakoriságáról és igényeiről, az alapvető munkaköri feladatok észlelt előrehaladásáról, arról, hogy milyen gyakran folytattak hatékony átalakító vezetői magatartást és kezdeményezték a vezetői struktúra viselkedését.

"Megállapítottuk, hogy azokon a napokon, amikor a menedzserek magas e-mail igényeket jelentettek, ennek eredményeként alacsonyabb észlelt munkafolyamatról számolnak be, és viszont kevesebb hatékony vezetői magatartást tanúsítanak" - mondta Johnson.

Amellett, hogy nem teljesítik saját felelősségüket, az e-mail zavaró tényezők miatt a beosztottak a vezetői viselkedés hiányában szenvednek, vagy azokban, amelyek motiválnak és inspirálnak.

"Amikor a vezetők csökkentik vezetői magatartásukat és strukturális magatartásukat, bebizonyosodott, hogy az alkalmazottak feladatellátása, a munkával való elégedettség, a szervezeti elkötelezettség, a belső motiváció és az elkötelezettség egyaránt csökken, és az alkalmazottak stresszei és negatív érzelmei nőnek" - mondta Johnson.

Fontos, Johnson szerint a vezető magatartása szoros összefüggésben van az alkalmazottak teljesítményével, ami sajnos az a viselkedés volt, amelyet az e-mail zavaró tényezők miatt a hátsó égőbe helyeztek.

„A történet erkölcse az, hogy a menedzsereknek meghatározott időpontokat kell különíteniük az e-mailek ellenőrzéséhez. Ez a menedzsert irányítja - ahelyett, hogy reagálna, amikor egy új üzenet jelenik meg a beérkezett üzenetek mappájában, ami elveszíti az irányítást a menedzsertől. ”- mondta Johnson.

Forrás: Michigan State University