Hogyan írhatunk hatékony tennivalólistát

Emlékszem, hogy kipróbáltam az első óránkénti menetrendemet, hogy segítsek a dolgok elvégzésében, amikor 10 éves voltam. Ez nem igazán az én dolgom volt. Azóta nyugdíjaztam az órarendet, de továbbra is támaszkodom a napi tennivalók listájára.

Az egyetemen minden este ugyanazokat a mozdulatokat éltem át. Kézzel írtam ki a másnapi feladatlistámat prioritás szerint rangsorolva. Az egyes feladatok mellé felírtam az egyes feladatok óráinak számát.

Ez volt és ma is szokás, és működő rendszer megtalálása küzdelem volt számomra. Számos módszert kipróbáltam, számos könyvet vásároltam a témáról és kísérleteztem: színkódolt írás, Post-it jegyzet emlékeztetők a fürdőszobában, alkalmazások, Day-Timers - ön megnevezi, megpróbáltam azt. Szóval kalandra indultam, hogy kitaláljam a leghatékonyabb módot nemcsak a napi tennivalók listájának megírására, hanem minél több dolog elvégzésére.

A tennivalók rövid története

Charles Schwab acélmágnás volt, a teljesítmény és a gazdasági hatékonyság megszállottja. Ő volt az első amerikaiak közül, amely gyáraiban bevezetett egy időmegtakarító munkafolyamatot, Taylorism néven. Az 1900-as évek elején Schwab küldött egy emlékeztetőt, amelyben kijelentette, hogy szépen megjutalmazza azt az egyént, aki javíthatja az alkalmazottak termelékenységét.
Ivy Lee, a közönségkapcsolatok atyja találkozott Schwabbal, és a következőket javasolta:

Minden alkalmazottnak naponta fel kell írnia hat feladatot, rangsorolnia kell őket a legmagasabbtól a legalacsonyabbig, és azonnal neki kell állnia az első feladatnak. Folytatniuk kell a listájuk lefelé haladását, és minden befejezetlen feladat egyszerűen továbbkerül a másnapi listára. 90 napos listakészítés és ellenőrzés után a Schwab észrevette, hogy a termelékenység drámaian javul.

A tennivalók listája mindennapi szükségszerűséggé vált a modern életben, de nem éppen ez az eszköz teszi produktívabbá.

Valamikor valószínűleg készített egy tennivalók listáját 10 vagy annál több feladattal, amelyeket rövid idő alatt el kell végeznie. Mikor munkába áll, a feladatok puszta rengetegsége megbénulás állapotába sodor, nehéz kötelességtudattal és zaklató érzéssel az elméje mögött. A pszichológusok ezt az idegesítő érzést a Zeigarnik-effektusnak nevezik, ez egy régi jelenség a pszichológia területén. Az elménk továbbra is egy befejezetlen feladathoz kötődik, ami mentális és fizikai egészségünk szenvedését okozza.A befejezés után megszabadulunk e feladat terhe alól.

Minden feladatunk elvégzésének pszichológiai rohanása olyan állapot, amelyet az elménk szeret. Akkor miért készítjük el ezeket a gigantikus listákat?

Dr. Tim Pychyl a halogatás kutatásának szakértője. Azt állítja, hogy azonnali teljesítőképességet érez egyszerűen azzal, hogy felírja az összes elvégzendő feladatot, anélkül, hogy bármelyiket elvégezné. Az agyad szimulálja a sikert, amelyet szeretnél érezni.

Sok nem specifikus feladat felírása a tennivalók listájára az ilyen fantáziák tökéletes proxyja. Ez lehetővé teszi, hogy fantáziáljon a nehéz feladatok sikeres elvégzéséről, és engedélyt ad arra, hogy mentálisan beleélje magát ebbe a gondolatba. Azonnali kielégülés, de valójában nem értél el semmit.

Ha a napot egy prioritás nélküli feladatlistával kezdi, az alááshatja a képességét, hogy produktív döntéseket hozzon a nap előrehaladtával. Az ego-kimerülés a döntéshozatali „pontok” mennyiségére utal. Ahogy felhasználjuk pontjainkat, romlik az okos döntések meghozatalának képessége.

Több mint 100 kísérlet megerősíti, hogy a nap elején nagyobb önkontroll gyakorlásával a motiváció és a figyelem a nap előrehaladtával csökken. Ezért az emberek hajlamosak megcsalni étrendjüket stresszes és kimerítő napok után. Ha minden reggel azzal dönt, hogy mit eszik reggelire, vagy kiválasztja, mit vegyen fel, akkor korlátozott önkontroll erőforrásokat pazarol el nem fontos feladatokra. Ez az egyik oka annak, hogy az Apple legendás vezérigazgatója, Steve Jobs arról volt ismert, hogy mindennap ugyanazt a ruhát viseli.

Hatékony „Tennivalók” lista írása

Homályos egyszavas feladatok írása a teendők listájára megakadályozza, hogy gyorsabban végezze el a feladatot. Konkrétan el kell gondolkodnia a tennivalóin. Bár egy feladat nem specifikus kifejezésekkel történő leírása egyelőre időt takaríthat meg, ez árt a fejlődésnek, és hosszú távon nem időt takarít meg.

Így ír egy teendőlistát:

1. A feladat-végrehajtási rohanáshoz csak egy rövidebb lista szükséges. Írjon fel legfeljebb három feladatot a napi teendők listájára. Lehet, hogy van egy második, folyamatban lévő listád, amely nyomon követi a folyamatban lévő feladatokat. Fontossági sorrendben állítsa őket fontosságuk szerint. Kérdezd meg magadtól: „melyik feladattól érzem magam a legteljesebbnek?” Ez az 1. feladat. Miután három feladatot felsorolt, tegyen minden túlcsorduló feladatot egy külön papírra, amelyet könnyen eldughat. Tartsa szem elől.
2. Használjon kicsi Post-it jegyzeteket vagy bélelt indexkártyákat. Egy kis darab papír fizikailag megakadályozza, hogy hosszú feladatlistát írjon.
3. David Allen, a tennivalók listájának guru azt javasolja, hogy cselekvésként írja le a feladatát. Ez megakadályozza, hogy nem sajátos kifejezéseket használjon a lista elkészítésekor. Például a „mozdulók keresése” helyett próbálja meg: „hívja meg anyát, és kérje meg, hogy javasoljon mozgatót.” Vagy pedig: „Indítsa el és fejezze be Tim számára a kutatást”: „Keressen folyóiratcikk-keresést az XYZ kifejezések használatával.” Az egyik módja annak ellenőrzésének, ha minden alkalommal új feladatot ír fel, kérdezd meg magadtól: "Mi az első lépés a feladat elvégzéséhez?" Az 1. lépés lesz az új feladata.
4. Egyszerre egy feladat megtekintése. Ha napi három feladat túl sok, akkor növelheti a termelékenységet, ha listáját egy-egy feladattal tekintheti meg. Próbálja ki most. Vagy ha régi iskola vagy, írj egy feladatot Post-it jegyzetenként, majd rakd össze őket, hogy az előző feladatok el legyenek rejtve.

Ivy Lee-nek nem volt egészen rendben; hat feladat túl sok volt egy napra. De egyértelműen a feje volt a megfelelő helyen - folytatta a rendszeres vállválogatást és a Rockefellers tanácsát. Charles Schwab később a Bethlehem Steel-t építette a második legnagyobb független acélgyártó vállalattá.