3 lépéses képlete az e-mail stresszmentes megközelítéséhez

"Csak egyszer ellenőrizze az e-mailt reggel és egyszer délután - se többet, se kevesebbet."

"Állítson be egy" hivatalon kívüli "választ, hogy tudassa az emberekkel, hogy a munkára koncentrál, és nem ellenőrzi az e-maileket."

Az ilyen e-mail-kezelési tanácsokat általában munka- és karrierszakértők ajánlják, akik arra figyelmeztetnek, hogy az Inbox a végső termelékenység-gyilkos. És ez igaz: A modern üzleti vállalkozások egyik legelterjedtebb eszköze az egyik legnagyobb hátránya lett. Az összpontosításhoz minden nap korlátoznunk kell az e-mail börtönben töltött időnket.

Amit a termelékenységi szakértők nem osztanak, az az, hogy az e-mail zavaró ereje sokkal mélyebb, mint pusztán a munkafolyamat megszakítása. Valójában digitális szokásai kapcsolódnak a tudatán kívül eső pszichológiai tényezőkhöz.

Mit árul el az e-mail szokásod

Amikor kiváltó eseményt tapasztal - mondja a ding figyelmeztet egy új üzenetre a Beérkező levelek mappában - valószínűleg a térddöfés reakciója az azonnali válasz. Telefonjához vagy laptopjához fordul, és elkezdi kopogni.

Miután válaszolt, megtapasztalja az elégedettség egy kis rohanását. Ön érez produktív, és nem bánná, ha gyakrabban érezné magát így. Mielőtt azonban megtudná, az e-mailes értesítések ellenőrzése és megválaszolása során minden órában találja magát: családi időben, baráti vacsorán, kereszteződés közben. Lehet, hogy észrevette, hogy olyan impulzussá vált, amelyet nehéz ellenőrizni.

Ez a fajta válasz az „implicit megismerés” egyik formája, tudattalan minták, amelyek befolyásolják viselkedésünket - és ez az oka annak, hogy ilyen nehéz nem hogy ellenőrizze a Beérkező leveleket. Akkor történik, amikor idővel a gondolkodási folyamat háttérbe szorul. Most meg úgy tűnik automatikus, de a valóságban komplex kommunikáció zajlik az agy, a test és az idegrendszer között.

Az e-mailek ellenőrzésével és megválaszolásával a tudatosan meghozott döntés hamarosan abból indul ki, hogy automatikusan rájön a frissítésre a Beérkező levelek között. Amikor beindul az implicit megismerés, impulzívan ellenőrizzük az e-maileket, gyakran amikor tudjuk, hogy valami fontosabb dolgon kellene dolgoznunk.

Bár kezdetben jó érzés válaszolni a késő esti e-mailekre, ez gyorsan megterhelheti kapcsolatait, idejét és általános boldogságát, ha hagyja, hogy ez szokássá váljon. Az élvezetnek ez a gyors üteme, bár hosszú távon nem előnyös, megdöbbenti a józan észt. Mivel tévesen összekeverjük az e-mailekre adott válaszok elégedettségét a termelékenységgel, addig teszünk többet, amíg meg nem találjuk a napi rutinban.

Az e-mail figyelmes megközelítése: 3 feltett kérdés

Átképezheti agyát, hogy figyelmesebb és szándékosabb legyen az e-mailek használatában, amiről többet tanítok a REWIRE-ben, egy programban, amelynek célja az emberek egészségesebb szokások kialakítása és a technológiával való jobb kapcsolat kialakítása. Mint más negatív mintáknál, ez is azzal kezdődik, hogy feltesz néhány kulcsfontosságú kérdést annak feltárására, hogy miért kényszerül ilyen gyakran lebukni az e-mail nyúl lyukán.

1. "Ez a legjobb időm?"

Min dolgoztál, mielőtt áldozatul estél a Beérkező levelek között? Az e-mail a nagy figyelemelterelő, ezért használja ezt a kérdést a bejelentkezéshez, és nézze meg, hogy az üzenetek ellenőrzésére való indulat eltereli-e figyelmét egy produktív sorozat során.

Sok e-mail gyorsan olvasható, válaszolhat egyszerű „igen” vagy „nem” válaszra, vagy később is be lehet nyújtani. Jó ökölszabály: ha a műveletet 5 percen belül be lehet fejezni, hajtsa végre azonnal. Takarítson meg hosszabb, megszakítás nélküli időt az értelmes, nagy hatású munka elvégzéséhez.

2. "Miért érzem úgy, hogy most ellenőriznem kell az e-maileket?"

Amikor észreveszi, hogy belekeveredik e-mailjébe, a folytatás előtt váltson figyelmesebb és tudatosabb megközelítésre. Mi történik még, miközben mozog, hogy frissítse a Beérkező leveleket? Magányosnak érzi magát, unatkozik, vagy fél attól, hogy lustának ítélik meg, ha nem reagál gyorsan? Miután feltárta az impulzus gyökerét, keressen egy egészségesebb módszert az azonosított érzelmi vagy fizikai szükséglet kielégítésére.

Könyvében Jobb, mint előtteGretchen Rubin, a boldogság szakértője azt javasolja, hogy hozzon létre egy „csemegék” menüpontot - apró örömöket vagy kényeztetéseket, amelyek a stressz produktív kiutazásaként szolgálnak. Rubin rámutat, hogy az egészséges kezeléseknél általában nem jár a képernyő előtt való ülés, inkább cselekedetek, emberek vagy olyan dolgok, amelyek felpezsdítenek. Néhány példa: 20 percig játszani a kutyájával, vásárolni magának egy szép gyógyteát, elmenni egy jógaórára, terápiásan rajzolni egy felnőtt kifestőkönyvbe, vagy megszervezni az íróasztalt (mert ha ügyes őrült vagy, mint én, akkor valóban pihentetőnek találja).

3. "Milyen célt próbálok elérni?"

Van egy oka annak, hogy a világ legsikeresebbjei sokan kerülik reggel az e-mailek ellenőrzését. Ennek oka, hogy Brendon Burchard, személyes fejlődés szakértője és szerzője A töltés azt mondja: „Az Inbox nem más, mint egy kényelmes szervező rendszer más emberek napirendjeihez.” Ha nem vagy óvatos, eltévedhet a elfoglalt munkában, egyszerűen reagálva mások igényeire, anélkül, hogy ideje lenne a legfontosabb projektek és prioritások megvalósítására.

Hogy elkerülje ezt a csapdát, állítson be egy konkrét szándékot vagy okot a Beérkező levelek mappájának megnyitására (azaz „Küldje el a főnököm dokumentumait az 1 órai találkozó átnézésére”, „Repülési információk keresése és kinyomtatása”). Annak meghatározása, hogy mit akar elérni előtt ha belemerül az e-mailbe, akkor koncentrál. Megszakítja az implicit megismerés ciklusát, amely általában arra vezet, hogy a Beérkező levelek mappában maradjon. Ehelyett továbbra is a kezedben van a viselkedés irányítása, ami felszabadít benneteket, hogy bejusson és kijusson a Beérkező levelek mappába, és továbblépjen a nagyobb jelentőségű tételek felé.

Az e-mail szokások kordában tartásának másik jó stratégiája az, ha megfordítja az egyenletet, és átgondolja, mit hagy ki, amikor ellenőrzi. Mint embert, minket inkább a veszteségek motiválnak, mint a nyereségek, így az e-mailben elmerülve maradva feláldozott fontos tennivalók ismerete elősegítheti a cselekvésre való áttérést, és újra fontossági sorrendbe állíthatja a valóban fontos dolgokat. Ha olyanok vagytok, mint a legtöbben, akkor nehézségekbe ütközik a teendők listáján szereplő összes elem átjutása egy nap alatt, de ha figyelembe vesszük, melyik élvez elsőbbséget, akkor a nettó vesztesége alacsonyabb.

Legtöbben nem vagyunk tisztában azzal, hogy mennyire áldozzuk fel a figyelmünket az Inboxunkra. Céltalannak érezzük magunkat, mégsem vesszük észre, hogy esztelen, automatikus e-mail-ellenőrzési szokásaink hogyan járulnak hozzá a fáradtsághoz és a kiégéshez. Ha ezeket a kérdéseket felteszi magának, segíthet azonosítani, hogy e-mail szokásai sikerhez vezetnek-e vagy visszatartják-e a termelékenységet. Ezzel az információval felfegyverkezve Önnek jogában áll figyelmen kívül hagyni a dings és ping és vegye vissza a Beérkező levelek irányítását.

PS: Ha készen áll arra, hogy visszavegye az idő irányítását, megváltoztassa a digitális szokásait, és kiegyensúlyozottabban éljen, a REWIRE tanfolyamom az Ön számára. Iratkozzon fel ide, és tudjon meg többet